Pressemitteilung

Fraunhofer Austria

Pressefrühstück - Ergebnisse der Lean Office Studie 2010

Schlendrian im Büro – Studie belegt 30 Prozent Verschwendung in der Administration

Fast dreißig Prozent Verschwendung der Arbeitszeit in der Administration hat die Studie „Lean Office 2010“ der Fraunhofer Austria und des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung, IPA bei Produktions- und Dienstleistungsunternehmen aufgedeckt. Warum und wie dieses Defizit als Chance zur Produktivitätssteigerung verstanden werden kann, erklärt die neu vorgelegte Fraunhofer-Studie.

Wie schlank sind europäische Unternehmen in der Administration wirklich? Was wurde schon geleistet? Das waren die Kernfragen einer von der Fraunhofer Austria und dem Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung IPA durchgeführten Studie. Über 350 Unternehmen aus Österreich, Deutschland, der Schweiz und den angrenzenden CEE-Staaten haben sich an der Studie mit beeindruckenden Ergebnissen beteiligt: Nicht nur ihre eigene Einschätzung der Produktivität und Effizienz auch die daraus ableitbaren Chancen zu Einsparungen und Produktivitätssteigerung in der Administration zeigen hohen Handlungsbedarf.

Studienergebnis mit Signalwirkung

Befragt wurden sowohl Produktions- als auch Dienstleistungsunternehmen. Sie beantworteten online Fragen über quantitative Kennzahlen (Anteil der Verschwendung, Produktivitätssteigerung, etc.) und nahmen Stellung zu qualitativen Einschätzungen (Unternehmenskultur, Vorgehensweise bei Verbesserungsmaßnahmen, etc.). Auf Basis dieser Antworten wurden über 2.000 multivariate Auswertungen durchgeführt, um Abhängigkeiten zu erkennen. Die Studienergebnisse zeigen große Potenziale auf:

  • 27% der reinen Arbeitszeit – so schätzen die Unternehmen – beträgt der durchschnittliche Anteil an Verschwendung.
  • Das größte Optimierungspotenzial liegt mit einem Anteil von 55% in der Verbesserung von schlecht abgestimmten Prozessen.
  • Im Schnitt wurden in den vergangenen drei Jahren Produktivitätssteigerungen von 9% in der Administration erreicht. In der Produktion hingegen waren es 15%.

Mehr als die Hälfte der teilnehmenden Unternehmen sind Nachzügler und befassen sich noch nicht bzw. seit weniger als einem Jahr mit einer systematischen Verbesserung ihrer Administration; mit signifikanten Auswirkungen. Ihre durchschnittliche Produktivitätssteigerung von sechs Prozent ist nicht einmal halb so hoch, wie die der befragten Top- Unternehmen.

„Erfolgreiche Unternehmen machen es doch vor: Produktivitätssteigerungen in der Administration von mehr als fünfzehn Prozent innerhalb von drei Jahren sind gut machbar,“ kommentiert Felix Meizer, Leiter Prozessoptimierung bei Fraunhofer Austria dieses Ergebnis. „Das bedeutet, fünfzehn Prozent freie Kapazitäten für produktive Tätigkeiten, für Verbesserung im Kundenservice, für Weiterentwicklung oder Innovationen.“ Eine interessante Quote vor dem Hintergrund aktuell harter Wettbewerbsbedingungen.

Studienergebnis mit Zukunftscharakter

Das größte Produktivitätspotenzial sehen die Studienteilnehmer zwar in der Administration, obgleich aktuell eher Verbesserungsmaßnahmen auf der Produktionsseite durchgeführt werden. Daher sind Erfolgsrezepte und methodische Ansätze zur Optimierung der Administrationsprozesse unbedingt erforderlich. Die Fraunhofer- Projekterfahrung zeigt: Nur mit einer zielgerichteten, methodischen Unterstützung kann die Lücke zwischen erkanntem und tatsächlich realisiertem Potenzial geschlossen werden.

Die erfolgreiche Umsetzung von Lean Administration verlangt eine systematische Vorgehensweise. Beispielsweise verfügen Top- Performer (Produktivitätsentwicklung deutlich über 15% und hohem Umsetzungserfolg der Lean Aktivitäten) mit 63,4% deutlich häufiger über Kennzahlen, die Aussagen über die Höhe des Outputs (Termin, Menge, etc.) zulassen und Engpässe aufzeigen als Nachzügler mit 33,3%. Bei Unternehmen mit besonders erfolgreichen Verbesserungsaktivitäten werden die Mitarbeiter stark in die Lösungsfindung mit eingebunden (82,9%; aber nur für 49,0% der Nachzügler zutreffend) und Probleme methodisch angegangen. Überdurchschnittlich erfolgreiche Unternehmen setzen bevorzugt auf eigenständige Programme als festen Bestandteil der Unternehmensentwicklung als auf Einzelmaßnahmen und spielen gezielt Ressourcen für die Umsetzung frei. Veränderungen werden nur dann im Unternehmen nachhaltig verankert, wenn sie auch vom Management unterstützt werden (zutreffend für 97,3%) und sie damit in die Unternehmenskultur einfließen können.

Bestätigung der Erfahrungen aus erster Hand

Fraunhofer begleitet seit Jahren Unternehmen bei Effizienzsteigerungsinitiativen in der Administration und fertigungsnahen Bereichen. „In der Praxis zeigt sich, dass viele Unternehmen das Potenzial in den administrativen Bereichen erkannt haben“, unterstreicht Meizer. „Viele Unternehmen setzen allerdings zu sehr auf kurzfristige Erfolge aus Einzelinitiativen ihrer Mitarbeiter. Sie scheuen das Engagement in Form von professionell aufgesetzten Effizienzsteigerungsprogrammen. Zurückhaltung ist aber hier fehl am Platz.“ Deshalb setzt Fraunhofer Austria bei ihren Kunden in der Regel auf einen großen Wirkradius im Unternehmen. Neben der Adaption von bewährten Ansätzen, wird gezielt auf die Moderation von Lösungsfindungsprozessen unter starker Einbindung der Belegschaft, sowie auf den Aufbau von Methodenkompetenz im Unternehmen gesetzt. „So kommt die beste Lösung an der richtigen Stelle zum Einsatz, gleichzeitig werden Voraussetzungen für den nötigen Kulturwandel geschaffen“, so Meizer.

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